Iedere ondernemer heeft er vroeg of laat mee te maken, vorderingen die niet worden betaald. Een vordering uit handen geven zorgt ervoor dat u zich minder zorgen hoeft te maken en dat u weer bezig kan zijn met waar u het beste in bent: ondernemen. Maar wanneer geeft u een vordering uit handen? Vanaf welk moment neemt u een incassobureau in de arm zodat die lopende debiteuren op kan pakken en achterna kan zitten? Hieronder leest u waar u op moet letten en vooral: wat u niet moet doen.

Wat u vooraf moet weten

De overgrote meerderheid van de debiteuren die een vordering niet betalen doet dit niet met opzet. Hoe vaak komt het voor dat u zelf een herinnering krijgt met het verzoek om een betaling te doen? De meeste ondernemers krijgen dit met regelmaat. Het is dus zaak dat wanneer u een debiteur niet betaalt dat u rustig blijft en de juiste stappen neemt om ervoor te zorgen dat u uw geld krijgt. Wat u vooral niet moet doen is boos worden, schreeuwen of dreigen. Dit werkt in vrijwel alle gevallen averechts.

Waar kunt u verder op letten?

Er is een aantal zaken die kunnen voorkomen dat een zakelijke relatie eindigt met de vordering uit handen geven. U kunt bijvoorbeeld van te voren checken of een bedrijf liquide genoeg is om zaken met u te doen. Dit kunt u opvragen bij de Kamer van Koophandel.

Betreft het een nieuwe relatie dan kunt u voorstellen om eerst met een aanbetaling te werken of het volledige bedrag vooraf af te rekenen. Dit om het vertrouwen op te bouwen. Als dit vertrouwen eenmaal is opgebouwd kunt u op basis van facturen gaan werken.

Ook is het verstandig om altijd onderzoek te doen naar uw nieuwe zakelijke relatie. Google gebruiken en zoeken op woorden als “oplichter”, “zwarte lijst” of “wanbetaler” in combinatie met de bedrijfsnaam of persoon zorgt er vaak al snel voor dat u een indruk krijgt van het betaalverleden.

Let ook op uw voorwaarden!

Belangrijk is dat u de voorwaarden voor uw dienstverlening of product goed op papier heeft staan en dat beide partijen deze voorwaarden overeen zijn gekomen én hiervoor hebben getekend. Zonder handtekening, digitaal akkoord of factuur heeft u niks en valt er dus weinig te halen.

Daarnaast moet u letten op:

  • Uw bedrijfsnaam moet goed vermeld staan op de offerte/factuur
  • De bedrijfsnaam van de tegenpartij moet goed vermeld staan, controleer dit via het handelsregister van de Kamer van Koophandel
  • Zorg voor een duidelijke omschrijving van de product of de dienst
  • Vergeet niet te verwijzen naar de voorwaarden in uw communicatie

Betalingstermijn

Wat verder van belang is dat u duidelijk aangeeft wat de betalingstermijn is waarmee u werkt. Wordt deze betalingstermijn overschreden dan is het tijd om actie te nemen. Er is tegenwoordig gelukkig software in de markt die dit voor u overneemt. Een voorbeeld is factuursturen.nl. Zij verzenden automatisch nadat de betalingstermijn is verstreken een e-mail met de herinnering. Dit scheelt u weer tijd en geld.

Hoeveel herinneringen u stuurt is een beetje afhankelijk van uw goederen of diensten en afhankelijk van uw type klant. In de regel hanteren wij het volgende advies:

  • betalingstermijn van 14 dagen
  • eerste herinnering op dag 15
  • tweede herinnering op dag 21
  • Neem telefonisch contact met de debiteur op om deze ook mondeling te herinneren aan de openstaande factuur.
  • vordering uit handen geven aan een incassobureau

Als u deze stappen aanhoudt, dan zit u vrijwel altijd goed.

Herinneringen werken niet

Wat als de herinneringen niet werken en een bellen ook niet meer werkt? Dan is een incassobureau inschakelen een verstandige keuze. Een incassotraject begint veelal met het versturen van een minnelijke incasso. Naast het versturen van schriftelijke communicatie zal het incassobureau ook telefonisch contact met u debiteur opnemen. Hierbij zal de debiteur attent gemaakt worden op de achterstand en de mogelijkheid tot een betalingsregeling besproken worden.

Werkt dit niet dan heeft, als alles goed is gedocumenteerd en de voorwaarden zijn vooraf goed bepaald, de crediteur de mogelijkheid om via een gerechtelijke incassoprocedure zijn gelijk en dus zijn geld te halen.

Deze stap wil je te allen tijde voorkomen, omdat dit de relatie flink verstoord en er in de meeste gevallen geen weg meer terug is. Het is waar een vordering uit handen geven toe kan leiden maar kan er ook voor zorgen dat u uiteindelijk krijgt waar u recht op heeft.