Incassoprocedure

Hoe verloopt een minnelijke incassoprocedure?

Een incassoprocedure starten is voor veel ondernemers een grote stap. Bij Mens Incasso bent u in goede handen. Onze incassoprocedure is er op gericht niet alleen om uw factuur te incasseren, maar ook om uw relatie met uw klant te behouden. Wij zetten dat stapje extra, zodat zowel u als uw klant krijgt wat u beiden zoekt.
Onze sociaal maatschappelijke incassoprocedure zorgt dat de betalingsachterstand die uw klant heeft bij de oorzaak wordt aangepakt. Op die manier voorkomen we dat u klant in de toekomst in herhaling valt.
Om u een goed beeld te geven hoe onze incassoprocedure in zijn werk gaat en wat u van ons kan verwachten hebben we dit voor u uit één gezet.

  1. Vordering indienen

    Om een incassoprocedure te starten zult u een vordering bij ons in moeten dienen. Dit kunt u snel en gemakkelijk via de vordering indienen pagina doen. Hier vult u de gevraagde informatie omtrent uw bedrijf en dat van uw klant in, en upload u de factuur(en). Zodra wij uw ingediende vordering hebben ontvangen, wordt deze gecontroleerd. Is alle compleet, dan ontvangt u per mail een bevestiging en starten wij een dossier.

  2. Incassoprocedure starten

    Nadat u de bevestiging ontvangen heeft starten wij een minnelijke incassoprocedure. Hierbij wordt dezelfde dag nog een eerst aanmaning aan uw klant gestuurd. Deze aanmaning wordt per brief of per mail gestuurd afhankelijk van de situatie. Onze aanmaningen hebben altijd een vriendelijke toon. Wij verzoeken uw klant vriendelijk contact met ons op te nemen om gezamenlijk naar een geschikte oplossing te zoeken. Tevens bevat de aanmaning een overzicht van openstaande posten en informatie over eventuele hulp die wij uw klant kunnen bieden.

  3. Bij geen respons, nemen wij het initiatief

    Mocht enkele dagen na het starten van de incassoprocedure geen respons vanuit uw klant zijn gekomen, dan nemen wij het initiatief. Telefonisch nemen wij contact met u klant op. Hierbij vragen wij altijd eerst of zij de aanmaning in goede orde hebben ontvangen. Na bevestiging hiervan gaan wij het gesprek met uw klant aan. Hierbij wordt onder andere de aanleiding van de betalingsachterstand besproken. Hiermee kunnen wij identificeren waar uw klant zijn problemen ondervindt en of uw klant hulp nodig heeft.

  4. Vervolg incassoprocedure

    Afhankelijk van de situatie waarin uw klant verkeerd kan de incassoprocedure verschillend verlopen. De meest voorkomende situaties hebben wij voor u op een rij gezet.

    • Volledige betaling

      Uw klant blijkt geen problemen te ondervinden en betaald het openstaande bedrag in 1 keer. Na wij de betaling ontvangen hebben sturen wij zowel u, als uw klant een bevestiging van het sluiten van het dossier.
      Eveneens wordt dezelfde dag het factuurbedrag aan u overgeboekt.

    • Kortlopende betalingsregeling

      Uw klant ondervindt niet perse problemen binnen zijn onderneming, maar is ook niet in staat om het openstaande bedrag in één keer te voldoen. Gezamenlijk met uw klant zoeken we naar een passende regeling die we altijd zo kort mogelijk proberen te houden. Ook bij betalingsregelingen worden door ons ontvangen bedrag dezelfde dag nog naar u doorgeboekt.

    • Langlopende betalingsregeling

      Uw klant blijkt meerdere betalingsachterstand te hebben. Hierbij kijken wij niet alleen naar de mogelijkheid voor een regeling, maar begeleiden en adviseren wij uw klant over hoe met zijn situatie om te gaan. Mocht uw klant in financieel zwaar weer verkeren, dan verwijzen wij hen door naar samenwerkende partijen die uw klant hierbij kunnen ondersteunen.

    • Niet incasseerbaar

      Jammer genoeg gebeurt het soms dat wij geen succes boeken met onze incassoprocedure. In deze situatie staat uw klant op het randje, of is er inmiddels een faillissement. Hierbij dragen wij zorg dat uw facturen bij de curator komen en houden wij u op de hoogte van eventuele ontwikkelingen

  5. Sluiting dossier en afrekening

    Een minnelijke incassoprocedure kan op verschillende manier gesloten worden. Afhankelijk van de uitkomst zullen hier mogelijk kosten aan verbonden zitten.

    • Volledig geïncasseerd

      Wanneer wij bij een minnelijke incassoprocedure het volledige factuurbedrag + incassokosten incasseren sluiten wij het dossier. Hierbij wordt het factuurbedrag aan uw overgeboekt en brengen wij verder geen kosten in rekening. Uw klant heeft deze kosten door middel van de incassokosten op zich genomen.

    • Gedeeltelijk geïncasseerd

      Het kan voorkomen dat tijdens een incassoprocedure uw klant alsnog failliet gaat. In dit geval sluiten wij het dossier. Hierbij doen wij een herberekening van de incassokosten op het geïncasseerde bedrag. Deze kosten worden in dit geval bij u in rekening gebracht. Deze kosten kunnen maximaal oplopen tot 11,25% van het geïncasseerde bedrag.

    • Starten gerechtelijke incassoprocedure

      In enkele gevallen komt het voor dat u klant niet wilt betalen. Hierbij bestaat de mogelijkheid om een gerechtelijke incassoprocedure te starten. Hierbij dragen wij het dossier over aan een gerechtsdeurwaarder.
      Het besluit om een gerechtelijke incassoprocedure te starten gaat altijd in goed overleg. Hierbij zullen wij u uitgebreid inlichten over eventuele kosten en risico’s die daar bij komen kijken.

    • Een incassoprocedure zonder succes

      Het komt soms voor dat een incassoprocedure geen resultaat heeft en dat de vordering niet toereikend is om een gerechtelijke incassoprocedure te starten. Hierbij zal in goed overleg het dossier worden gesloten en kosteloos aan uw worden teruggegeven.